Timbangan tidak hanya dipakai saja akan tetapi harus dilengkapi dengan :
Label Kalibrasi Timbangan: label ini ditempel dialat sehingga pelaksana penimbangan dapat tahu timbangan telah terkalibrasi atau butuh kalibrasi ulang. Dalam label timbangan tercantum nama/paraf pengkalibrasi, tanggal/periode kalibrasi, dan nama timbangan beserta modelnya.
Kapasitas penimbangan: perlu ditempelkan pada alat/dekat alat yang meliputi kapasitas maksimal, kapasitas minimal dan daya baca(ketelitian). Angka-angka ini didapat bisa dari hasil kalibrasi.
SOP Pengoperasian alat: SOP ditempatkan di dekat alat sehingga operator dapat membaca dan melaksanakan dengan benar. Walaupun timbangan merupakan alat sederhana tapi dalam pengoperasian harus benar meliputi cara menara, cara set angka dibelakang koma. Pengoperasian yang tidak benar dapat berujung pada kerusakan dan ketidaktelitian penimbangan. Apalagi timbangan kapasitas kecil, makin kecil kapasitas makin mahal dan makin “ribet” cara penimbangannya. Cara pengoperasian dan penimbangan alat dituangkan dalam SOP beserta Catatan Pengoperasiannya. Catatan pengoperasian meliputi tanggal, paraf/nama operator, produk yang ditimbang, nomer batch dan paraf pengawas.
SOP Pembersihan Timbangan: Timbangan harus selalu dibersihkan untuk mencegaj resiko kontaminasi silang. Pembersihan ini juga menjaga timbangan dari kerusakan, karena serbuk obat/bahan obat bisa masuk ke komponen timbangan dan menyebabkan kerusakan. Pembersihan ini harus selalu dilakukan setiap habis penimbangan dan tercatat. Semua ini dituangkan dalam SOP dan catatan pembersihan timbangan. Catatn ini harus diisi disiplin dan diawasi oleh supervisor untuk memastikan kesesuain dengan persyaratan CPOB.
SOP Verifikasi timbangan: Timbangan harus selalu diverifikasi untuk memastikan timbangan dapat digunakan sesuai dengan kapasitasnya. Timbangan diverifikasi menggunakan anak timbangan standar. Anak timbangan yang dipakai sesuai dengan kapasitas timbangan. Misal anak timbangan 150 gram untuk kapasitas timbangan 200 gram. Akan tidak relevan bila anak timbangan 150 gram digunakan untuk timbangan kapasitas misal 60 kg, karena daya baya untuk timbangan 60 kg minimal 2 kg. SOP ini dilengkapi dengan catatan verifikasi harian, untuk membuktikan konsistensi pelaksanaannya.
SOP Penanganan Kerusakan dan Catatan Kerusakan Alat.Terdapat SOP ini untuk memastikan pelaksana harus tahu bagaimana penanganan bila ada kerusakan. Disertai juga catatan untuk memastikan semua kerusakan terdokumentasi, dokumentasi ini penting sebagai info yang berguna dalam pergantian sparepart atau mendiagnosa kerusakan. Ini seperti medical record pada manusia.
Semua SOP dan Catatan timbangan dibendel dan diletakkan di dekat alat. Peletakan harus mudah sehingga dalam mencari juga mudah. Jangan sampai operator A menaruh di tempat A, kemudian operator B mengira penempatan di tempat B. Sehingga sewaktu audit atau pengawasan akan sulit. Ingat klo kita tidak dapat menunjukkan bukti dokumen tertulis auditor akan menganggap tidak ada SOP/tidak ada pencatatan bisa berujung pada temuan minor atau mayor.
Pemahaman ke operator tentang perlunya disiplin menulis. Pengawas sebaiknya selalu mengingatkan operator untuk disiplin mencatat.
Dalam membeli timbangan, pastikan timbangan yang terbukti kehandalannya. Seperti barang lainnya ada timbangan yang kualitas rendah dan tinggi.
